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辦公用品管理制度和方法

發布日期:2019-06-28

辦公用品管理制度和方法

    辦公用品屬于易消耗品,是公司全體員工辦公必不可少的物品,為了節省能源,避免浪費,特制定本管理規定。

一、  辦公用品申請

公司員工使用辦公用品需提前向各部門負責人提出月度申購計劃,各部門根據實際情況批準后交由公司董事長或總經理簽字批準后方可采購。

二、  采購及供應商的選擇

辦公室主任或人事行政部門根據領導批準的采購計劃進行采購,嚴格把控所購物品的質量,篩選優質的、正規的辦公用品公司,盡量能滿足,上門服務好,產品質量過硬,價格合理,可開具正規發票的供應商,簽訂長期采購合同。

三、管理和發放

1、辦公用品由辦公室主任或人事行政部門統一保管,并指定保管人,按各部門申請的物品數量進行分類管理。

2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價格核定物品單價,計入領用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。

3、各部門應指定專人領取辦公用品,并在辦公用品領用表上簽字。

四、各部門費用核定及有關規定

1、各公司各部門應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品,確因工作需要超標領用的,應經分管領導簽字同意。

2、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。

3、各部門因特殊情況需增加費用的,應以書面形式報批,經分管領導審核后,由總經理特批,并報請總部增加該項費用。

4、辦公用品使用實行月統計年結算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。

5、各公司可根據總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標準。

五、其它規定

1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。簽字筆、筆芯、剪刀、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。

2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時,應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償,否則不予辦理有關手續。

3、辦公設備的耗材及維修費用。(1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用,總部另定定額標準。屬多個公司共用的,按集團總部規定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的,計入所在公司定額費用。(2)耗材包括:打印紙、復印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復印機碳粉,傳真紙,鼠標,鍵盤等;其申購由設備使用部門(人)負責,并經總經理批準,屬多個公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負責申購。(3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。

六、此管理質量請各部門相互轉告,共同遵守,嚴格執行。 

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